Der Umgang mit E-Mails im Geschäftsalltag ähnelt manchmal dem Versuch eine Springflut mit bloßer Hand aufzuhalten. Wenn man nicht Jesus oder Moses heißt, wird es schwierig.

Active Import ist da schon mal ein guter Anfang. Doch spätestens bei der Konfiguration des Jobs stellt sich die Frage, in welchem Format soll eine E-Mail abgelegt werden. Bevor man sich entscheidet, sollte man sich die Vorteile der einzelnen Formate zu Gemüte führen. Deshalb heute eine kleine Vorstellung der Funktionen von DocuWare bei Outlook-Mail-Objekten. Vorwarnung: Euer DocuWare muss entsprechend konfiguriert sein, damit die folgenden Funktionen tatsächlich laufen. Wendet Euch im Zweifelsfall an Euren System-Admin oder an uns.

Aus alt mach neu

Einmal abgelegt sind Outlook-Mail-Objekte noch zu mehr fähig als nur abgelegt zu sein. Klickt man mit der rechten Maustaste in der Ergebnisliste von DocuWare auf eine E-Mail (msg-Format), öffnet sich die E-Mail in Outlook. Ihr könnt so E-Mails schnell und einfach nochmals versenden oder verändern. Die E-Mail im Archiv bleibt davon natürlich unberührt.

Das funktioniert übrigens auch, wenn E-Mails an bereits bestehende Dokumente im DocuWare-Archiv angehängt werden. Hierzu klickt man mit der rechten Maustaste auf das Dokument, an das die E-Mail angehängt wurde. Ist die erste Seite kein msg-Format, öffnet sich der ganz normale Viewer. Klickt Euch einfach bis zur Mail durch. Die Mail öffnet sich, sobald Ihr sie im Viewer erreicht.

Das Aneinanderhängen mehrerer E-Mails sollte man übrigens nicht übertreiben. Werden mehrere Outlook-Mail-Objekte aneinandergehängt, dann öffnen sich die Objekte der Reihenfolge nach, inklusive ihrer Anhänge. Kann praktisch sein, muss aber nicht.

Verschachtelte Anhänge in DocuWare

Vor allem bei Sendebestätigungen kommt es häufiger vor, dass eine E-Mail mit Anhang an eine E-Mail angehängt wird. Es entsteht ein Gebilde, was wir jetzt mal verschachtelter Anhang nennen wollen.

Legt Ihr E-Mails mit verschachtelten Anhang in DocuWare ab, könnt Ihr über den DocuWare Viewer nur auf den Anhang zugreifen, der direkt an der Mail dran hängt. Die Anhänge der Anhänge werden zwar angezeigt, aber Ihr könnt sie nicht öffnen. Um auf die Anhänge der Anhänge zuzugreifen, müsst Ihr die Mail in Outlook öffnen.

Fazit: DocuWare und Outlook sind eine gelungene Mischung, die viel Arbeit ersparen kann, wenn man weiß wie.

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