Im Teil 1 unseres Zwei-Teilers DocuWare und Outlook haben wir uns angeschaut, wie wir von DocuWare auf Outlook zugreifen können. Heute drehen wir den Spieß mal um. Wie kann ich von Outlook auf DocuWare zugreifen?

DocuWare Web Client im Outlook-Ordner

Zur Theorie: Um von Outlook auf DocuWare zuzugreifen, brauchen Sie als erstes eine DocuWare Web-Instanz. Also auf gut Deutsch den DocuWare Web Client. Dieser wird per URL-Integration dann in einen Outlook-Ordner gepackt. Wird der Ordner geöffnet, öffnet Outlook gleichzeitig den Web Client und statt E-Mails zu zeigen, erscheint die Webseite.

Dabei ist die Integration im Prinzip ganz einfach:  Outlook-Ordner anlegen. Mit der rechten Maustaste auf den Ordner klicken. Eigenschaften auswählen. In dem sich öffnenden Fenster auf den zweiten Tab (Beschriftung “Homepage”) klicken. Dort das  Hackerl setzen bei “Homepage dieses Ordners standardmäßig anzeigen”. Darunter die URL der Webinstanz eintragen. Fertig.

Soviel zur Theorie. In der Praxis schaut des ganze dann ein bisschen komplizierter aus: Denn eine solche Integration ist zwar schon mal gut, aber noch nicht perfekt. Das Problem, bei einer solchen Integration ist, dass Sie sich jedes mal erneut anmelden müssen, wenn Sie den Web Client-Ordner öffnen. Schnell mal zwischen Posteingang und Web Client-Integration hin und her klicken, klappt so nicht.

DocuWare URL Creator

Damit wir ein bissl flexibler in der Gestaltung der URL-Integrationen sind, stellt DocuWare ein nettes Tool zur Verfügung: Den URL Creator.

Was Sie unbedingt brauchen, wenn Sie Sich mit dem URL Creators beschäftigen wollen, ist der Artikel “How to use URL Integration” aus dem Dokumentenpool (Für IT’ler  und IT-Begeisterte auch der Artikel “Web Client Integration via URL”) und ein paar Infos Ihres DocuWare-Admins. Über die Artikel könnt Sie sich ein Bild machen, was genau alles möglich ist.

Den Creator selbst bekommen Sie auf der Webseite von DocuWare. Klickt, nachdem Sie sich auf der DocuWare-Seite eingeloggt haben, auf “Service”, und dann auf “Developer Network”. Auf der sich öffnenden Seite müssen Sie dann auf “Web Client (expand)” und zuletzt auf DocuWare URL Creator  klicken.

Automatischer DocuWare-Login per URL

Mit dem URL-Creator können wir nun das Problem mit dem Login beheben und nun kann aus der Theorie Praxis werden: Übernehmen wir die generierte URL in die Eigenschaften des Outlook-Ordners, werden künftig beim Öffnen des Web-Client-Outlook-Ordners unsere Anmelde-Daten mitübergeben und wir finden uns direkt im DocuWare Web Client wieder.

Bewertung

Stellen wir uns auch hier die Frage, ob DocuWare und Outlook ein Dream-Team sind, muss man auch hier wieder mit einem klaren Jein antworten. Wenn es Euch wie mir geht, dann dauert es ne Weile bis die fehlerfreie Bedienung des URL Creator klappt. Darüber hinaus, darf die generierte URL nicht zu lange werden, denn nach 128 Zeichen macht Outlook einen knallharten Cut. Ob das Versenden von Dokumenten aus Outlook tatsächlich schneller und einfacher geht, wird wohl die Zeit zeigen. Was jedoch eindeutig für die Integration des Web Clients in Outlook spricht, ist die Optimierung von Workflows. Durch die Integration wird der Zugriff auf den Web Client erleichtert (das Starten des Browsers und die Anmeldung fällt weg), es können Aufgabenlisten und Gastzugänge angelegt werden. Die Integration sorgt für ein Ineinandergreifen der Softwares, und ist die logische Fortführung in der Zusammenarbeit zwischen Outlook und DocuWare.

Wie stehen Sie dazu? Nutzeb Sie die Integration des Web Clients in Outlook?

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