DocuWare kann jeder bedienen, der rudimentäre Computerkenntnisse und schon mal ein Blatt Papier in der Hand gehabt hat. Als ich  vor ein paar Tagen mit DocuWare Wald-und-Wiesen-Kenntnissen jedoch einen Content-Folder, eine dauerhafte Suchabfrage, einrichten wollte, stellte ich fest, dass die normale Suche nur wenig Komfort bieten.

Damit es Euch anders ergeht, findet Ihr in diesem und im nächsten Post eine Liste an Parametern, mit denen Ihr zu DocuWare-Profs werdet. Für den Einstieg beschäftigen wir uns heute mit den Parameter für die normale Suchmaske:

Parameter der einfachen Suche in DocuWare

Mit ein bisschen Know-How kann man die normale Suchabfrage bereits kräftig aufpeppen. Folgende Parameter stehen zur Verfügung

• * – Der Stern ist ein Platzhalter für beliebig viele Zeichen (z.B. Buchstaben, Zahlen). Wollt Ihr Euch alle Firmen, mit dem Namen M beginnen, ansehen, gebt Ihr in das entsprechende Feld M* ein.
• ? – Das Fragezeichen ist ein Platzhalter für genau ein Zeichen.  Ihr wisst nicht, ob Euer Kunde Mair mit a oder e geschrieben wird, und wollt die Anzeige von Maier  und Meier ausschließen, dann gebt Ihr in die Suchmaske M?ir.
• ^ – Schließt einen bestimmten Begriff aus der Suche aus.  Ihr wollt Euch alle Dokumente des Kunden Maier ansehen, jedoch interessieren Euch die Rechnungen nicht. Dann gebt Ihr den Namen Maier, sowie bei der Dokumentart ^Rechnung ein (oder ^*Rechnung bei Ein- und Ansgangsrechnungen). Es werden Euch alle Dokumente des Kunden Maier angezeigt außer den Rechnungen.
• = – Mit dem Ist-Gleich-Zeichen könnt Ihr Euch alle Ergebnisse zwischen zwei Werten anzeigen lassen. Ein Beispiel: Wollt Ihr Euch den Schriftverkehr mit einer Firma von 2007 bis 2009 ansehen, gebt Ihr in das entsprechende Feld 2007=2009 ein.  Wollt Ihr Euch alle Firmen von Huber bis Maier ansehen, gebt Ihr Huber=Maier ein.
• | oder # – Sollen Dokumente entweder einen bestimmten Wert oder einen anderen Wert enthalten, verwendet die Parameter | oder #.  Möchtet Ihr alle Dokumente angezeigt bekommen, die entweder 2009 oder 2010 abgelegt wurden, gebt 2009#2010 (oder parallel dazu 2009|2010) ein.
• & – Sollen alle Dokumente sowohl einen bestimmten Wert wie auch einen anderen Wert enthalten, verknüpft Ihr die beiden Werte mit dem kaufmännische Und “&”.  Ein Beispiel:  Ihr wisst nicht genau, wie der Name eures Kunden Maier geschrieben wird. Wenn Ihr  M*&*r eingebt, erhaltet Ihr alle Namen die mit M beginnen und mit R aufhören. Aber Vorsicht: Das “&” hat einen Hacken. Ich habe bei meinen Recherchen keinen sinnvollen Fall gefunden, bei dem das “&” dem * vorzuziehen wäre. In unserem Beispiel kommt Ihr auch auch über M*r (siehe oben) zu dem Ergebnis und spart Euch ne ganze Menge Zeichen. Falls Ihr einen Fall kennt, bei dem das & wirklich benötigt wird, schreibt mir.

Anpassen könnt Ihr die Werte (also z.B. Name, Jahr, Belegnr.)  natürlich immer an das entsprechende Feld. Vergesst nicht, dass Ihr die Parameter beliebig kombinieren könnt, also wenn Ihr zum Beispiel Dokumente sucht, in deren Index kein Firmenname eingetragen ist, dann könnt Ihr in das entsprechende Such-Feld ^* eintragen. DocuWare sucht Euch dann alle Dokumente, die nicht irgendeinen Eintrag in diesem Feld haben.

Wie haltet Ihr es bei Euch? Nutzt Ihr bereits bei der Datenbankabfrage in DocuWare diese und andere Parameter? Oder genügt Euch die normale Suche?

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